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7 Schritte zu ihrem erfolgreichen RPA-Projekt

Von Marvin Linxweiler

Bei der erfolgreichen Umsetzung von RPA helfen fundiertes Expertenwissen und durchdachte Strategien. Nur so kann das volle Potenzial dieser wertschöpfenden Technologie entfaltet und Fehler bei der Implementierung vermieden werden. Die folgenden 7 Schritte helfen Ihnen dabei, ihr RPA-Projekt besser zu planen und die wichtigsten erfolgsabhängigen Faktoren zu berücksichtigen.

Kosten sparen, Arbeitsbelastung reduzieren, Kundenkommunikation verbessern: Diese drei Punkte stehen in den kommenden Jahren für Unternehmen unabhängig von ihrer Größe und Branche ganz oben auf der To-Do-Liste. RPA ist der nächste Schritt in der Entwicklung der Prozessoptimierung. Wer sich zum ersten Mal mit dem Thema Software-Roboter und Prozessautomatisierung beschäftigt, muss sich bei seiner Recherche typischerweise mit einer enormen Menge an Informationen auseinandersetzen. Was ist der beste Weg, um eine RPA-Idee in die Praxis umzusetzen? Welche Schritte sind zu befolgen? Ein wichtiger Ratschlag ist es, RPA nicht in erster Linie als neue Technologie zu behandeln. Nur wer RPA methodisch und umfassend befolgt, von Anfang an gut plant, sich informiert und berät, kann die volle Wirkung von Robotic Process Automation auf seine eigenen Geschäftsprozesse übertragen.

RPA-Projekte richtig planen und starten - So wird ein ideales RPA-Projekt strukturiert:

1. Identifizierung geeigneter Prozesse

IT und Management sowie Mitarbeiter, die so früh wie möglich in das Projekt eingebunden werden sollen, identifizieren Prozesse im Unternehmen, die für die Automatisierung in Frage kommen. Process-Mining-Tools können eine nützliche Unterstützung für einen strukturierten Ansatz bieten. Erfahrene Anbieter und RPA-Experten können diesen Schritt bei Bedarf begleiten. In Kreativ-Workshops kann die Suche nach automatisierbaren Prozessen besser kanalisiert und gesteuert werden. Gerade zu Beginn von Automatisierungsprojekten ist es wichtig, unterschiedliche Interessen innerhalb des Unternehmens in Einklang zu bringen. Beispiele sind die nicht immer übereinstimmenden Ziele von Finanzen und IT. Im Idealfall kann der RPA-Anbieter auch als Vermittler fungieren und die Konsensbildung durch Moderation unterstützen.

2. Voranalyse und Machbarkeitsstudie

Wenn das Ziel im gegenseitigen Konsens definiert ist, findet die Voranalyse statt. Die Machbarkeit wird in diesem Schritt überprüft: Welche Prozesse sind geeignet? Welche Systeme sind verfügbar? Darüber hinaus werden Referenzzeiten für die jeweiligen Prozesse gesammelt.

3. Detaillierte Prozessanalyse

Basierend auf den Erkenntnissen aus Schritt 1 werden in der Analysephase die konkreten Prozesse untersucht und näher definiert. Anhand detaillierter Klick-Anleitungen und Prozessvolumina wird das Automatisierungspotenzial berechnet und als Business Case formuliert.

4. Detaillierte Prozessbeschreibung

Sobald der Business Case grünes Licht erhalten hat, wird eine detaillierte Beschreibung des Prozesses erstellt. Anschließend wird genau definiert, welche Aktivitäten der Roboter zu welcher Zeit und an welchen Stellen ausführt und wie er gesteuert wird. Eine transparente, auf gegenseitigem Vertrauen beruhende Zusammenarbeit ist in dieser Phase unerlässlich. Nur so kann der Prozess in diesem frühen Stadium so umfassend wie möglich beschrieben werden.

5. Entwicklung des individuellen Software-Roboters

Im Folgenden wird der unternehmens- und prozessspezifische Software-Roboter, das Herzstück der RPA, entwickelt und programmiert. Während dieser Zeit versorgt der Anbieter das Anwenderunternehmen mit laufenden und anwenderfreundlichen Projekt-Updates und steht weiterhin für inhaltsbezogene Fragen und Input zur Verfügung. Die Entwicklung endet mit umfangreichen Tests und detaillierten Testprotokollen.

6. Roboter-Akzeptanz

Mit Hilfe des Prüfprotokolls oder der Live-Überwachung wird der Roboter abgenommen oder bei Bedarf modifiziert. Wenn alles reibungslos läuft und sich die Lösung im Endtest als passgenau erweist, ist sie bereit für den Roll-out.

7. Produktivsetzung

Der fertige Roboter ist einem oder mehreren Clients zugeordnet und geht in Betrieb. Das Anwenderunternehmen übernimmt die Bedienung und Überwachung des automatisierten Prozesses über eine intuitive und übersichtliche Cockpit-Steuerung. Bei der Auswahl eines Anbieters ist darauf zu achten, dass der jeweilige RPA-Partner auch nach der Übergabe des Roboters für Beratung, notwendige Anpassungen und Optimierung zur Verfügung steht.

Tags: RPA Compass

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