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Automatische Prozessdokumentation: Zeit für einen neuen Status Quo!

Von Marvin Linxweiler

Inhaltsverzeichnis

  1. Wieso braucht die Prozessdokumentation einen neuen Standard?
  2. Automatische Prozessdokumentation mit AM Muse
     
    1.  Smart Indicator - einfach Schaltflächen identifizieren
    2.  Mit Selector Values Elementinformationen speichern
    3.  Der Run Overview für eine bessere Prozessübersicht
    4.  Merging: Zusammenfügen von Prozessabläufen
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In unserem einführenden Beitrag zur Prozessdokumentation ist es bereits klar geworden – eine fehlerfreie Dokumentation ist die Grundlage für Prozessoptimierungen und beeinflusst den Erfolg dieser Maßnahmen erheblich. Doch leider ist die Benutzerführung der angebotenen Dokumentationstools meist nicht intuitiv genug, sodass im Dokumentationsprozess häufig wichtige Informationen vergessen oder Fehler gemacht werden.

Mittlerweile existieren jedoch Softwares zur automatisierten Dokumentation von Geschäftsprozessen. Damit kann der Anwender den Prozess über eine Symbolleiste auf seinem Desktop aufzeichnen, während der Geschäftsprozess in der jeweiligen Anwendung wie z. B. SAP oder einer Webanwendung ausgeführt wird.

Ist der Prozess abgeschlossen, wird die Aufnahmefunktion einfach deaktiviert. Anschließend können sämtliche Schritte des Geschäftsprozesses – jede Tasteneingabe und jede Interaktion – beschrieben und entweder als Dokumentation gespeichert oder in die Automatisierungs-Software geladen werden.

Auf diese Weise erfasst die Software Prozessinformationen direkt aus der Interaktion des Benutzers mit der Anwendung und den zugrunde liegenden Geschäftsobjekten – ganz ohne Interviewer. Das führt zu weniger Zeitverzögerungen, einer geringeren Fehleranfälligkeit, einem größeren Detailgrad sowie geringeren Kosten.

 

Wieso braucht die Prozessdokumentation einen neuen Standard?

Zahlreiche Automatisierungs-Projekte und Erfahrungen der vergangenen Jahre haben häufig ein einheitliches Bild vermittelt. Geschäftsprozesse wurden nur selten mit dafür vorhergesehenen Tools dokumentiert und die Dokumentation folgte nur in den wenigsten Fällen einem standardisierten Ablauf.

Je nach Prozessanwender und Abteilung wurden so mehr oder weniger umständliche aber vor allem unterschiedliche Herangehensweisen entwickelt. Rückblickend lassen sich diese „Ansätze“ grob zu den folgenden Kategorien zusammenfassen:

1. Manuelle Prozessdokumentation

Bei der manuellen Dokumentation werden Prozesse mithilfe manuell aufgenommener Screenshots sowie einem umständlichen Copy-Paste-Workflow dokumentiert. Diese Arbeitsweisen haben meist eine hohe Fehleranfälligkeit, da die Schritte keinem standardisierten Ablauf folgen und der Anwender nicht durch ein Programm geführt wird.

Um das bestmögliche aus der Prozessdokumentation herauszuholen, muss die dokumentierende Person außerdem wissen welche Informationen bei der Analyse benötigt werden – und das ist bei der manuellen Dokumentation leider nur selten der Fall.

2. Semi-automatische Prozessdokumentation

Bei diesen Anwendungen sind Screenshot-Funktionen meist direkt in das Tool integriert, wodurch die genutzten Applikationen reduziert werden. Allerdings führen sie nicht aktiv durch den Prozess der Dokumentation, sondern können eher als „Do-it-Yourself-Lösung“ angesehen werden, die in vielen Fällen nicht auf das Management von Geschäftsprozessen ausgelegt sind.

Sollen beispielsweise Unternehmensprozesse automatisiert werden, so liefern diese Tools keine ausreichende technische Datengrundlage für eine Entwicklung der so genannten Roboter-Skripts.

3. Der neue Standard: Automatische Prozessdokumentation

Diese Lösungen umfassen All-in-One-Tools, die speziell für die Dokumentation digitaler Prozesse entwickelt wurden. Bei diesem Ansatz werden die Interaktionen zwischen dem User und dem Computer automatisch aufgenommen und aneinandergereiht. Außerdem wird der Nutzer intuitiv durch die einzelnen Dokumentationsschritte geführt. Dadurch kommt es zu weniger Fehlern bei der Prozessdokumentation. Die Beschreibung der einzelnen Schritte in der Prozessübersicht trägt zur Steigerung des Prozessverständnisses bei.

Um ein möglichst fehlerfreies Resultat zu erzielen, sollten der Anwender und die jeweiligen Prozessmanagementziele des Unternehmens von Beginn an in den Mittelpunkt gestellt werden. Nur so kann eine ganzheitliche Dokumentation gewährleistet werden, die eine ausreichende Datenbasis für nachfolgende Optimierungsmaßnahmen bietet.

 

 

Automatische Prozessdokumentation
mit der AM Muse

AM Muse ist Teil unseres Software-Ensembles und vereinfacht die korrekte Dokumentation digitaler Geschäftsprozesse. Mithilfe „smarter“ Funktionen wird der Dokumentationsprozess auf das Notwendige reduziert. Dadurch kann die Fehlerqoute gesenkt und das Prozessverständnis zwischen mehreren Parteien übertragen werden, ohne dass relevante Informationen verloren gehen.

Die nachfolgenden Elemente sind Bestandteil von AM Muse:

 

A. Automatisches Erkennen von Schaltflächen
(Smart Indicator)

 

 

AM Muse erfasst dank des Smart Indicators alle wichtigen Prozessinformationen automatisch und dokumentiert die Klick-, Lese- und Schreibinteraktionen in den verschiedenen Anwendungen, während der Prozessanwender diese live durchführt.

Um dies zu ermöglichen werden verschiedene Automatisierungsanbieter verwendet (z.B. UI Automation, Selenium oder Native Automation), um Anwendungen, Fenster und einzelne Elemente zu identifizieren, dokumentieren und hervorzuheben.

Das Besondere ist, dass bei Aktivierung des Smart Indicators die mit dem Cursor hervorgehobenen Elemente analysiert werden. Während der Anwender mit den verschiedenen Programmoberflächen interagiert, wählt AM Muse zur Indizierung der Elemente automatisch den Automation Provider aus, der die eindeutigsten
Selector Values (technische Elementinformationen) liefert:

 

  • UI Automation: Geeignet für die meisten Windows-Anwendungen, Microsoft Office, Windows-Oberflächen und WPF-Applikationen.
  • Selenium: Geeignet für die Identifizierung von Elementen in Chrome, Firefox und Microsoft Edge.
  • SAP Scripting: Geeignet für die Identifizierung von Elementen in SAP GUI und im SAP Business Client.
  • Java: Geeignet für Java Swing Anwendungen.
  • Vision: Geeignet für alles, was nicht von anderen Automation Providern erkannt wird. Arbeitet mit Bildverarbeitung und Bildvergleichen, z.B. insbesondere geeignet für Remote-Desktop-Verbindungen, wie RDP, Citrix und virtuelle Maschinen.
  • Native Web: für Internet Explorer (Möglichkeit Native Web zu nutzen auch wenn UI Automation hier meist bessere Ergebnisse liefert).

 

Die Vorteile des Smart Indicators und dieser Herangehensweise liegen auf der Hand. Zum einen vereinfachen sie den Dokumentationsprozess, da die Elemente, mit denen der Anwender interagiert, nicht mehr manuell gekennzeichnet werden müssen. Außerdem werden die Interaktionstypen (Klicken, Schreiben und Lesen) in verschiedenen Farben hervorgehoben, was zu einer übersichtlichen Darstellung beiträgt.

Nutzt man die Prozessdokumentation in Verbindung mit RPA (Robotic Process Automation), liefert der Smart Indicator wichtige Informationen für die Entwicklung des Roboter-Skripts. Durch die Identifikation der verwendeten Schaltflächen kann der Implementierungserfolg von Robotic Process Automation signifikant gesteigert werden, da der Software-Roboter dank der Prozessinformationen weiß, welche Aktionen ausgeführt werden sollen und wo sich Eingabefelder und Schaltflächen befinden.

Ein entscheidender Vorteil liegt außerdem in der Wartung der bereits implementierten Bot-Farm. Denn auf Grundlage der vorherigen Zuordnung von Interaktionen und Bedienelementen können diese bei Veränderungen an der Benutzeroberfläche (beispielsweise aufgrund von Updates oder Programmänderungen) zentral geändert und auf den aktuellen Stand gebracht werden.

 

B. Automatische Speicherung technischer Daten
(Selector Values)

AM Muse dokumentiert neben dem offensichtlichen Prozessablauf mithilfe des Smart Indicators außerdem alle im Hintergrund verfügbaren technischen Informationen wie beispielsweise Fenster-, Element oder Flächenbezeichnungen. Dadurch können die vom Prozessverantwortlichen genutzten Anwendungen, das System-Framework sowie technische „Selector Values“ erkannt werden.

Dabei kann man sich die Selector Values als eine Art „Fingerabdruck“ vorstellen, mit dem sich Elemente, Fenster, Prozesse und Applikationen identifizieren lassen. Idealerweise sind diese Fingerabdrücke, wie bei Menschen absolut einmalig und eindeutig.

Da die Qualität der Fingerabdrücke zwischen den verschiedenen Automation Anbietern stark variieren kann, wählt der Smart Indicator fallbezogen den Anbieter mit den besten Ergebnissen aus. So wird ein Höchstmaß an Prozessqualität garantiert. Bei der Prüfung der „Fingerabdrücke“ bzw. der Zuordnung der Interaktionselemente gehen wir nach der „Golden Rule“ vor, bei der die Elementparameter Ebene für Ebene überprüft werden.

 

C. Automatisches Aneinanderreihen der
Screenshots zu Prozessabläufen (Run Overview)

Lange gewartet – endlich da. Das eigentliche „dokumentieren“ im klassischen Sinne. Bei jeder Elementinteraktion und Dokumentation mithilfe des Smart Indicators wird automatisch ein Screenshot angelegt sowie das ausgewählte Feld farblich markiert und mit einer Nummer versehen. Auf diese Weise ist die Reihenfolge der Arbeitsschritte im Nachhinein auf einen Blick ersichtlich und die jeweiligen Aktionen können den entsprechenden Elementen zugeordnet werden.

Die Interaktionen innerhalb der Dokumentation sowie die entsprechenden Screenshots werden im Anschluss in einen beschreibbaren Prozessablauf umgewandelt.

 

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D. Automatisches Zusammenfügen von alternativen  Prozessabläufen (Merging)

In den meisten Fällen liegen verschiedene Prozessalternativen für einen Workflow vor, weshalb AM Muse nicht nur den "Happy Path“ verfolgt, sondern alle Alternativen, Ausnahmen und Entscheidungen berücksichtigt.

Durch das so genannte „Merging“ der zuvor ermittelten Prozessalternativen können die Prozessdurchläufe zusammengefasst und Entscheidungen im Prozessablauf sichtbar gemacht werden. Auf diese Weise wird automatisch der Prozessteil identifiziert, an dem sich die verschiedenen Prozessabläufe unterscheiden. So wird die Prozessdokumentation um kognitive Informationen angereichert wodurch Ausnahme- und Entscheidungsregelungen möglich gemacht werden. Der Output kann anschließend in diverse Formate exportiert werden.

 

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Die Zeit ist reif für Next Level Prozessdokumentation!

Mit AM Muse gelingt die automatische Dokumentation von Geschäftsprozessen auf technischer und logischer Ebene ohne zusätzliche Hilfe oder umfangreiche Einarbeitung. Die Methodik ist so konzipiert, dass die Prozesslogik von Dritten in all ihren Aspekten verstanden werden kann. Durch den Export in gängige Formate bietet sie eine ideale Grundlage, um Wissen zu transferieren, Abläufe zu optimieren und Prozesse zu automatisieren.

Weitere Informationen gibt es in unseren Tutorials!

 

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Tags: feature-tag, Dokumentation

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